Procedura Interna di Whistleblowing Aqasoft
in conformità alla Direttiva UE 2019/1937 e al D.Lgs. 24/2023
Segnalazione di violazioni e tutela del segnalante
1 – Obiettivo e Finalità
La presente procedura ha lo scopo di regolamentare il processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni aventi ad oggetto comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Azienda.
L’obiettivo è garantire un ambiente di lavoro etico e trasparente, offrendo ai segnalanti canali sicuri e la certezza della massima riservatezza, oltre alla protezione da qualsiasi forma di ritorsione.
2 – Chi può segnalare? (I Soggetti)
La possibilità di inviare una segnalazione è estesa a tutti coloro che entrano in contatto con l’Azienda. Tra questi:
- Dipendenti (a tempo determinato, indeterminato, part-time).
- Collaboratori, stagisti, volontari e consulenti.
- Azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione o vigilanza.
- Fornitori, subappaltatori e clienti.
- Ex dipendenti o candidati a posizioni lavorative (per fatti riscontrati durante il processo di selezione).
3 – Cosa si può segnalare? (L’Oggetto)
Le segnalazioni devono riguardare informazioni su violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente, di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.
Esempi di violazioni segnalabili:
- Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali.
- Frodi, corruzione, riciclaggio di denaro o violazioni fiscali.
- Violazioni delle norme sulla sicurezza sul lavoro e la tutela dell’ambiente.
- Violazioni relative alla protezione dei dati personali (Privacy/GDPR) e sicurezza delle reti.
- Violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione (MOG 231), se adottato.
Cosa NON si può segnalare: non sono considerate whistleblowing le lamentele personali legate al proprio rapporto di lavoro (es. vertenze con i superiori, contestazioni disciplinari, problemi interpersonali tra colleghi). Queste ultime vanno gestite tramite la funzione Risorse Umane.
4 – I Canali di Segnalazione Interna
L’Azienda mette a disposizione i seguenti canali per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante:
- Piattaforma Informatica Critografata (Canale Principale): Accessibile al link https://forms.gle/yCJfQMCdWwveE4aZ6. Il sistema utilizza protocolli di crittografia per garantire l’anonimato e la sicurezza dei dati.
- Incontro di Persona: Su richiesta del segnalante, è possibile fissare un colloquio riservato con il Gestore della Segnalazione entro 7 giorni dalla richiesta.
5 – Il Gestore della Segnalazione
Il soggetto incaricato della ricezione e dell’esame delle segnalazioni è il Responsabile del Sistema di Gestione Integrato, di seguito denominato “Gestore”.
Il Gestore opera in piena autonomia, imparzialità e indipendenza.
6 – Il Processo di Gestione (Tempistiche)
Il Gestore segue un iter rigoroso e scadenzato dalla legge:
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Fase |
Azione |
Tempistica |
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1. Ricezione |
Il Gestore rilascia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione. |
Entro 7 giorni dalla ricezione |
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2. Istruttoria |
Il Gestore avvia un’interlocuzione con il segnalante (se necessario) e compie le verifiche per valutare la fondatezza dei fatti. |
Durante tutto il processo |
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3. Riscontro |
Il Gestore fornisce un riscontro finale al segnalante, informandolo sull’esito o sulle azioni intraprese/che si intendono intraprendere. |
Entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento |
7 – Tutela del Segnalante e Divieto di Ritorsione
- Riservatezza assoluta: L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate senza il consenso espresso dello stesso.
- Divieto di ritorsione: È severamente vietata ogni forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione (es. licenziamento, demansionamento, trasferimento ingiustificato, molestie) nei confronti del segnalante in ragione della segnalazione effettuata.
- Estensione delle tutele: Le tutele si applicano anche ai “facilitatori” (chi assiste il segnalante), ai colleghi e ai parenti del segnalante che lavorano nello stesso contesto.
8 – Sanzioni
L’Azienda prevede sanzioni disciplinari (in conformità con il CCNL applicato) nei confronti di:
- Chiunque violi gli obblighi di riservatezza o compia atti ritorsivi contro il segnalante.
- Il segnalante, qualora venga accertata la sua responsabilità penale per reati di calunnia o diffamazione (segnalazioni fatte in malafede o con dolo).
9 – Canale di Segnalazione Esterna (ANAC)
Il segnalante può ricorrere al canale esterno gestito dall’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) al link https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ solo se:
- Il canale interno non è attivo o non è conforme.
- La segnalazione interna non ha avuto seguito nei termini previsti.
- Ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione interna non avrebbe efficace seguito o esporrebbe il segnalante a rischio di ritorsione.
